MANUAL INTERNO DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES
CONSTRUCTORA PROYECTAR HERMANOS SAS
*ACTUALIZADO 19 DE MAYO 2023

INTRODUCCION

PROYECTAR HERMANOS SAS tiene como objeto social la ejecución de obras de urbanismo necesarias para el aprovechamiento comercial de toda clase de terrenos y la construcción de toda clase de edificaciones y en desarrollo de este ofrece sus productos a sus clientes de conformidad con lo establecido en los contratos de ventas respectivos. En materia inmobiliaria, se sujeta a las leyes civiles y comerciales vigentes en el código de Comercio y a lo señalado en las normas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
En virtud de dicha relación contractual PROYECTAR HERMANOS SAS  conoce información personal de los clientes y de personas que pueden llegar a serlo, ya sea porque la persona se acerca a una sala de ventas, a alguna de las empresas del Grupo PROYECTAR HERMANOS SAS  para conocer sobre sus productos o servicios, o van a un centro comercial, feria o evento en el que se brinda información de PROYECTAR HERMANOS SAS  y dejan sus datos para ser contactados posteriormente.
Cuando en desarrollo de su objeto social PROYECTAR HERMANOS SAS  busque acercarse a Titulares de datos que no sean sus clientes o usuarios, pero que podrían llegar a serlo y para ello utilicen esos datos de contacto, estará actuando bajo el escenario de la Ley General. Igualmente, cuando soliciten, obtengan o administren información personal de Titulares con quienes tuvo en el pasado una relación contractual pero ésta ya expiró, estará bajo el marco de dicha Ley. Así como, cuando recopile, administre y circule información sobre sus  candidatos a empleados, exempleados y empleados.
PROYECTAR HERMANOS SAS  buscará informar de manera suficiente a las personas sobre los derechos que tienen en su calidad de Titulares de la información. 
Los datos biométricos que se lleguen a solicitar tienen por finalidad garantizar la identidad del usuario frente a PROYECTAR HERMANOS SAS , prevenir las situaciones de fraude por suplantación de identidad y garantizar un servicio más eficiente.
Los datos de niños, niñas y adolescentes que sean recopilados por PROYECTAR HERMANOS SAS  serán únicamente los pertinentes y adecuados para el desarrollo del contrato suscrito.

CAPITULO I. POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION Y DATOS PERSONALES 

PROYECTAR HERMANOS SAS  identificada con NIT 900594409-1, domiciliada en el Km 1 vía Armenia-Circasia, costado izquierdo. Urbanización Luxury Homes, vereda La Florida,  teléfono 305 247 8202 y su sitio Web https://cuatrovientos.co, hace parte del Grupo PROYECTAR HERMANOS SAS. Entre sus actividades se encuentra la promoción de negocios inmobiliarios, construcción y urbanización. 
La Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de tratamiento por PROYECTAR HERMANOS SAS considerada como responsable del tratamiento de dichos datos y cuando se tenga encargados del tratamiento de los datos.
Los principios, compromisos y acciones de PROYECTAR HERMANOS SAS para dar cumplimiento a la Ley de Protección de Datos Personales, son los que se enumeran en los siguientes puntos:

1. Estamos comprometidos a cumplir el derecho constitucional al habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y con los compromisos que ha suscrito con sus clientes y con el resto de grupos de interés.
2. La Política será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de PROYECTAR HERMANOS SAS o sean susceptibles de ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales desarrolladas con las otras entidades que hacen parte del Grupo Empresarial al cual pertenece.
3. Nuestro compromiso es entender y desarrollar los once principios establecidos en la Ley General.
4. Respetaremos y daremos cumplimiento a los Derechos de los Titulares o dueños de la información a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización en el momento en que lo soliciten a través de los canales de comunicación dispuestos para ello.
5. Hemos establecido varios canales de comunicación con los Titulares: a) Pagina https://cuatrovientos.co/contacto, b) En las instalaciones de la Oficina Principal ubicada en el Km 1 vía Armenia-Circasia, costado izquierdo. Urbanización Luxury Homes, vereda La Florida, c) Vía telefónica a los números: 305 2478202.
6. Se han definido los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares en las diferentes bases de datos.
7. Se ha designado al departamento de Servicio al Cliente como responsable de velar por el cumplimiento de las peticiones, consultas y reclamos de los titulares.
8. Promovemos una sistemática mejora continua que permita mejorar la forma de realizar y gestionar las actividades de la compañía para así aumentar su eficacia y eficiencia.
9. Estos principios serán comunicados y seguidos por todos los funcionarios.

CAPITULO II. ASPECTOS GENERALES

2.1 Objeto
La Política y los procedimientos definidos en este Manual buscan proteger y garantizar el derecho constitucional al habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza PROYECTAR HERMANOS SAS y que son suministrados por los titulares o por diferentes fuentes, procurando su confidencialidad, integridad, transparencia y seguridad de la información.
2.2 Ámbito de Aplicación
La Política será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de PROYECTAR HERMANOS SAS o sean susceptibles de ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales desarrolladas con las otras entidades que hacen parte del Grupo Empresarial al cual pertenece o en virtud de las relaciones comerciales desarrolladas a través de alianzas, de convenios o eventos publicitarios.
Así mismo la política será aplicable cuando el Tratamiento de los datos se efectúe en territorio Colombiano, así como cuando el Responsable o el Encargado del Tratamiento no residan en Colombia pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicada la legislación Colombiana.
2.3 Alcance
Todos los funcionarios de PROYECTAR HERMANOS SAS quedan cubiertos bajo esta política. La empresa adelantará las campañas pedagógicas de capacitación requeridas, para que las áreas que tienen un mayor nivel de interacción con la administración de datos personales conozcan la nueva Ley y las disposiciones adoptadas por PROYECTAR HERMANOS SAS para asegurar su cumplimiento.
Así mismo, a los Aliados Comerciales, Proveedores y Contratistas de PROYECTAR HERMANOS SAS que tienen acceso a los datos personales de titulares que los hayan suministrado a la empresa, se les exigirá el cumplimiento de la Ley y de esta política.
2.4 Definiciones de Términos usados en este Manual
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento, es el dueño de la información.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.
Dato Personal: Es la información que suministran los Titulares a través de distintos medios como: telefónico, electrónico, escrito o presencial.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación sobre los datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del Tratamiento: En este caso es PROYECTAR HERMANOS SAS quien decide sobre las bases de datos y el tratamiento de los datos personales.
Encargado del Tratamiento: Empresas que realicen el tratamiento de los datos personales por cuenta de PROYECTAR HERMANOS SAS
2.5 Principios Rectores
PROYECTAR HERMANOS SAS se compromete a desarrollar los principios establecidos en la Ley General, que son: Legalidad en materia de tratamiento de datos, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad y proporcionalidad, temporalidad o caducidad e interpretación integral de derechos constitucionales.

CAPITULO III. DERECHOS DE LOS TITULARES E IDENTIFICACION DE LAS BASES DE DATOS

3.1 Derechos de los Titulares
a) Dirigirse a PROYECTAR HERMANOS SAS, a través de los canales establecidos por ésta, los cuales se indican en el numeral “Canales de suministro de información y PQRS” con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. 
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a PROYECTAR HERMANOS SAS, salvo que de acuerdo con la Ley, el Tratamiento que se está realizando no lo requiera.
c) Ser informado por PROYECTAR HERMANOS SAS, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos por ésta, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley General y sus decretos reglamentarios.
e) Revocar, en aquellos casos que no se enmarcan bajo la Ley especial del Habeas Data Financiero y en los que no se refiere a datos esenciales o propios del contrato suscrito la autorización; y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos o garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por PROYECTAR HERMANOS SAS, a los datos personales suyos, que hayan sido objeto de Tratamiento.
3.2 Identificación de las Bases de Datos y Finalidad
PROYECTAR HERMANOS SAS ha identificado las siguientes bases de datos:
Clientes: En ella se encuentran los clientes con los cuales tenemos o hemos tenido una relación comercial y clientes potenciales. 
Empleados: Aquí se encuentra la información del personal que labora o que ha trabajado con PROYECTAR HERMANOS SAS

La compañía cuenta con los procedimientos, protocolos de seguridad y controles de acceso para proteger sus sistemas de información y garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales.
3.3 Vigencia de los Datos
Los datos serán conservados de acuerdo con los principios de necesidad y racionabilidad, de caducidad y temporalidad y con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación de documentos.
3.4 Canales de Suministro de Información y PQRS
PROYECTAR HERMANOS SAS establece como canales de comunicación con los Titulares los siguientes:

• Página Web: https://cuatrovientos.co/contacto
• Dirección Física: Km 1 vía Armenia-Circasia, costado izquierdo. Urbanización Luxury Homes, vereda La Florida (Para atención de consultas y reclamos).
• Teléfonos: 305 247 8202

3.5 Nivel de Medidas de Seguridad Aplicado al Tratamiento
PROYECTAR HERMANOS SAS cuenta con reglamentaciones internas sobre Seguridad de la Información, las cuales garantizan el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información.
El Manual de Seguridad cuenta con altos estándares de seguridad, manejo de herramientas técnicas que garantizan la adecuada conservación, el acceso autorizado, la recuperación de documentos, entre otros. En los contratos celebrados con los Encargados se incluyen cláusulas que establecen claramente el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular.

CAPITULO IV. PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

4.1 Consultas
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de éstos repose en las bases de datos administradas por PROYECTAR HERMANOS SAS
Los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:
  a) Solicitudes presentadas a través de documento escrito – adjuntar copia de la cédula.
  b) Solicitudes presentadas a través del Call Center, deberán responder un cuestionario de validación de identidad.
  c) Solicitudes presentadas a través de la página web, deberán responder un cuestionario de validación de identidad.

Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia del documento que así lo pruebe y copia de su documento de identidad.
Los apoderados deberán presentar copia autenticada del poder y de su documento de identidad. 

Al recibir la solicitud de información por cualquiera de los canales anteriormente mencionados, PROYECTAR HERMANOS SAS procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado, si encuentra alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, para que el solicitante lo aclare.
Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.
En el evento en que PROYECTAR HERMANOS SAS considere que requiere mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

4.2 Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por PROYECTAR HERMANOS SAS debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento por parte de ésta o de alguno de sus Encargados, podrán presentar un reclamo ante PROYECTAR HERMANOS SAS o el Encargado en los siguientes términos:

• El reclamo se formulará ante PROYECTAR HERMANOS SAS o el Encargado del Tratamiento, acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser ésta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.
• Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
• Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En el caso en que PROYECTAR HERMANOS SAS o el Encargado a quien se dirija no sea competente para resolverlo, dará traslado en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. PROYECTAR HERMANOS SAS utilizará los medios que considere adecuados para estos efectos de manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente
• Si PROYECTAR HERMANOS SAS no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular 
• Cuando se reciba el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles.
• El término máximo para resolver el reclamo es de 15 días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.3 Legislación Nacional Vigente
Se reitera que las actividades desarrolladas por PROYECTAR HERMANOS SAS son regladas, su ejercicio está sujeto a la supervisión de la Superintendencia de Industria y Comercio. Con observancia de la Ley de Protección al Consumidor, Ley 1480 de 2011. Así mismo, en materia de administración de datos personales se aplicará la Ley General 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en lo que corresponda la Ley 1266 de 2008 referida a los datos de carácter financiero y crediticios y consulta y reporte a centrales de riesgo, y los demás que la reglamenten. 

4.4 Fecha de Entrada en Vigencia de las Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales
La política de Tratamiento de la Información empezó a ser desarrollada en marzo de 2013 y se publicó el 2 de Agosto de 2013. Las áreas de PROYECTAR HERMANOS SAS especialmente impactadas fueron informadas de estas disposiciones de manera previa a su publicación y se realizó un trabajo colectivo orientado a difundir los aspectos relevantes de esta nueva normativa. Las Políticas y los Procedimientos encaminados a la Protección de los Datos Personales se revisan periódicamente para adecuarlos a la situación actual de la compañía.

ANEXO 1. OTRAS POLITICAS

• Cuando un cliente solicita información sobre algún proyecto en las salas de venta, es obligación del asesor comercial diligenciar el formato existente, en el cual el cliente autoriza: a ser consultado en las centrales de riesgo, a ser contactado y a que se le envíen comunicaciones.
• Al ingresar novedades que impliquen adicionar datos de personas naturales, se debe diligenciar el formato llamado “Autorización consulta de datos” con el fin de obtener la autorización de los titulares.
• Al momento de realizar la entrega del inmueble se debe diligenciar un formato donde el cliente autoriza el tratamiento de sus datos personales para gestionar lo necesario ante las empresas de servicios públicos.
• Si el cliente realiza visita a las instalaciones de PROYECTAR HERMANOS SAS para trámite de servicios públicos, es obligación diligenciar la autorización pertinente.
• En el contrato de los empleados existe una cláusula donde el colaborador autoriza el tratamiento de sus datos personales y la finalidad.
• Todo archivo que contenga información de personas naturales (cédula, nombre, dirección, teléfono, etc.) debe estar protegido con contraseña para la apertura de este.
• Todos los contratos que se celebren con Encargados (empresas que vayan a realizar tratamiento de datos personales a cargo de PROYECTAR HERMANOS SAS deben contener además de la cláusula de confidencialidad de la información, un párrafo donde se exija el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales, además del conocimiento y aceptación del Manual Interno de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales de la Constructora.